Todoist für mein Aufgabenmanagement

Wie ich mich erfolgreich selbst organisiere

Das Tool Todoist hat sich als „Single Point of Truth“ sozusagen zu einer Art Zentrale für alle meine Aufgaben entwickelt. Es ist im Grunde eine digitale To-Do-Liste, die ich permanent ergänzen, von grob bis detailliert gliedern, auf Schritt und Tritt abrufen sowie mich an all meine Aufgaben erinnern kann. So geht nichts mehr verloren – was mir bei meiner persönlichen Organisation ein unglaublich beruhigendes Gefühl gibt und es mir erlaubt, alles aus meinem Kopf zu verbannen, was gerade nicht aktuell ist.

Todoist habe ich auf jedes meiner Endgeräte installiert, damit sind die Listen permanent im Hintergrund geöffnet. Am Handy sind sie quasi in jeder Lebenslage abruf- und erweiterbar. Das ist besonders dann interessant, wenn ich spontan einen guten Einfall habe (zum Beispiel im Lauftraining), meinem Projektpartner noch kurz einen Impuls oder Auftrag zukommen lassen will oder in einer kurzen Pause den Supermarkt um die Ecke für den Wocheneinkauf aufsuchen möchte.

Ich rufe entweder punktuell genau dann ab, wenn ich konkreten Input oder einen groben Überblick über meinen Zeitplan brauche. Ich lasse mich neben meinen zahlreichen kleinen Tagesaufgaben auch an meine großen, langfristigen Ziele erinnern. Und ich genieße dabei das Gefühl, das mir keine Aufgabe entgeht, obwohl ich einen straff organisierten Tagesablauf habe. Für mich die größten Vorteile von Todoist.

Die Basisversion ist übrigens kostenlos, die in meinen Augen für einfache Listen absolut ausreicht. Selbst die Businessversion mit einigen Features mehr ist erschwinglich.

Welche Vorteile Todoist in meinen Augen hat

Grundsätzlich wird Todoist gerne mal als Projektmanagement-Tool bezeichnet, dem ist aber nicht so. Es kümmert sich vielmehr um die Aufgabenverwaltung, sprich für mehr Struktur im Alltag. Dabei gefällt mir besonders dessen simpler Aufbau.

Es gibt andere Tools zum Aufgaben- oder Projektmanagement – von Evernote bis Jira – für meine Zwecke sind deren teils sehr umfangreiche Features aber eher kontraproduktiv. Auf der anderen Seite fehlt der IOS Original App wiederum ein paar wesentliche Funktionen. Todoist konzentriert sich nämlich aufs Wesentliche und das finde ich genau passend. Für Projektmanager, die sehr komplexe Aufgaben zu verwalten haben und diese steuern müssen, ist Todoist vermutlich nicht die erste Wahl. Aber wie gesagt, die App ist schließlich kein Projektmanagement-Tool.

Was ich auch noch hilfreich finde. Ich kann mit einem Blick sehen: Wo stehe ich mit meinen Aufgaben? Was habe ich erledigt? Was steht an: heute, morgen, nächste Woche, nächsten Monat? Die einzelnen Listen werden übrigens „Projekte“ genannt. Ich nutze das Tool primär für mich persönlich, kann aber auch anderen Nutzern den Zugriff auf gewisse Listen erteilen oder auch nur einzelne Aufgaben vergeben. So arbeitet jeder am Projekt, wann und von wo aus er möchte. Gesetzte Deadlines geben den Zeitrahmen vor, wann wer welche To Do’s erledigt haben muss.

Wie ich Todoist für mein Selbstmanagement nutze

Steh ich morgens auf, checke ich meist gleich als Erstes meine To-Do-Liste am Smartphone. Sie zeigt mir grob, was mich an diesem Tag erwartet, ich kann mich gedanklich schon mal darauf vorbereiten. Oft fallen mir beim reinen Aufgaben-Lesen noch der ein oder andere Aspekt ein, den ich berücksichtigen möchte. Diesen tippe ich dann gleich dazu, damit nichts verloren geht. Den Rest des Tages brauche ich mich nicht mehr um Planung kümmern, sondern arbeite nur noch ab. Manchmal checke ich den Tagesplan noch einmal um die Mittagszeit.

Es kommt häufig vor, dass ich zunächst einmal Ideen oder Aufgaben im Eingang sammle, nur um sie aus dem Kopf zu bekommen und mit meiner eigentlichen Tätigkeit fortfahren zu können. Das funktioniert erstaunlich gut, ich habe das Gefühl, ich kann nach der Auflistung wieder freier denken.

Um mich selbst zu organisieren hilft mir Todoist bei folgenden Aufgaben (ein Auszug):

  • spontane Einfälle und Ideen im Pool sammeln
  • Termine, Aufgaben und Projekte timen
  • Prioritäten und Ziele fokussieren
  • einen strukturierten, produktiven Tagesablauf steuern
  • Projekte in detaillierte Aufgaben herunterbrechen
  • Links, Buchtipps, Social-Media-Beiträge für meine Lesezeiten sammeln
  • Freizeitplanungen, Einkaufs- und Urlaubslisten erstellen
  • Monats-/ Quartals-/ Jahresziele erfassen und in kleinere Pakete runterbrechen
  • Arbeitspensum regelmäßig überprüfen

Damit diese Anwendung auch zielführend ist, mache ich einen wöchentlichen Rückblick, um insbesondere auch meine langfristigen Ziele zu verfolgen und zu priorisieren. Sie breche ich dann erneut in konkretere To-Do-Schritte herunter, und steuere sie in die kommende Woche mit ein. So erhalten sie ausreichend Raum und Zeit, selbst wenn viele Tagesaufgaben hinzukommen sollten.

Wie ich Todoist konkret anwende

Und jetzt noch ein kurzer Einblick für euch, wie ich bei Todoist vorgehe. Zunächst einmal sammle ich alle Ideen und Aufgaben im Eingangsordner. Dann sehe ich ein- bis zweimal täglich nach, ob ich davon schon etwas einem konkreten Projekt oder einer Liste vergeben kann. Diese können etwa Projekte sein, die ich nach Kunde, Teams oder persönliche Aufgaben sortiere. Ich nutze zudem ein allgemeines Fach für Notizen.

Dann vergebe ich Prioritäten – von ganz niedrig bis extrem wichtig. Ein Datum vergebe ich meinen Aufgaben nur für die nächsten Tage, ansonsten terminiere ich nur große Aufgabenblöcke, um flexibel zu bleiben. Die Funktion Etiketten verwende ich, um gewisse regelmäßige Zeiten einzutakten, etwa „lesen im Zug“, „vor dem Urlaub“ oder „mit Herrn Müller besprechen“.

Den Ordner mit den tagesaktuellen Aufgaben habe ich permanent im Blick.

Du hast Fragen zu meiner Organisationsstruktur oder deiner Zielerreichung? Willst du wissen, was Todoist mit agilem Arbeiten zu tun hat? Oder möchtest du noch mehr hilfreiche Tools zur Selbst- und Projektmanagement wissen? Ich freue mich über dein Feedback:

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